L’emergere di nuove esperienze di eventi ibridi e digitali – parte 2

La settimana scorsa abbiamo pubblicato il primo numero della trilogia, curata da Lisa Placa di Ungerboeck e pubblicata da L’Innovatoire, sull’emergere di nuove esperienze ibride e di eventi digitali.

Ospitiamo oggi la traduzione della seconda parte: un interessante articolo di Naji Zenati (qui l’articolo originale in francese) che ci illustra nel dettaglio le potenzialità della tecnologia per la ripresa del settore.

Che ruolo avrà la tecnologia nella costruzione della nuova offerta di servizi per eventi?

Scopriamolo insieme!

La tecnologia al servizio della ripartenza

Il settore degli eventi è ormai in profonda crisi e si interroga sulle soluzioni per adattarsi e riprendersi il più rapidamente possibile, mentre ovunque nel mondo stiamo vivendo un nuovo periodo di confinamento, il ruolo giocato dalla tecnologia sarà essenziale per costruire le soluzioni di domani.

I professionisti degli eventi sono sempre stati affascinati dalla tecnologia, che sia per scopi di marketing o pianificazione, oppure che si parli di app per eventi o di soluzioni di matchmaking.

In effetti, da subito, l’industria degli eventi si è affidata alla tecnologia a tal punto che alcuni processi aziendali non hanno equivalenti manuali, quindi è del tutto naturale che la tecnologia sia individuata come la via d’uscita dalla crisi.

Solidali tra loro, i partner tecnologici hanno mostrato grande interesse nello sviluppo di soluzioni utili che forniscano risposte alle sfide e ai problemi posti dalla crisi sanitaria.

Il cloud: la base

Il cloud offre alle aziende il vantaggio di potersi abbonare ad applicazioni, rese disponibili con tutti i componenti hardware e servizi necessari per il loro funzionamento, senza alcun investimento iniziale.

La crisi attuale si è rivelata un incredibile acceleratore per la trasformazione digitale e se gli organizzatori vorranno sfruttare i vantaggi offerti dalle ultime soluzioni, avranno tutto l’interesse a ripensare la loro architettura tecnica.

Ecco allora che il cloud va affermandosi come fulcro e base di un sistema sempre più esigente in termini di sicurezza, conformità, mobilità e prestazioni.

Il modello economico associato al cloud (Software as a Service) è particolarmente interessante per le aziende e la sua adozione è fortemente favorita dall’offerta quasi esclusiva di tutte le soluzioni, o quasi, in modalità di abbonamento, a coprire il pacchetto software, la sua piattaforma di alloggio e tutti i servizi necessari.

L’azienda è così totalmente liberata da tutti i pesanti investimenti legati all’infrastruttura hardware, ai sistemi operativi, ai vari problemi di sicurezza e compliance, ma anche dalle centinaia di ore necessarie per manutenere l’infrastruttura.

Come in molti campi, il settore degli eventi ha potuto ricorrere al telelavoro.

Questa “mobilità per tutti” è ora resa ancora più semplice grazie al Cloud che consente alle aziende di continuare a gestire la propria attività e mantenere un minimo di attività offrendo questa flessibilità ai propri dipendenti.

I requisiti della modalità virtuale

La pandemia ha colpito il nostro settore in modo particolarmente duro.

Abbiamo subito un cambiamento forzato che è servito da catalizzatore per molti organizzatori di eventi per passare alla tecnologia delle riunioni online e acquisire familiarità con queste esigenze.

Questa esperienza ha aperto le porte a una nuova dimensione di eventi virtuali di alta qualità ed a nuove possibilità:

  • Una portata più ampia e un nuovo pubblico,
  • Una migliore analisi e la possibilità a lungo termine di rendere i contenuti degli eventi più rilevanti per target ampio di fruitori,
  • Modi creativi per espandere l’esperienza di un evento in loco con componenti virtuali.

Pertanto, trasformare un evento in virtuale si è rivelata una soluzione che ha permesso a molti organizzatori di mantenere i propri eventi e di beneficiare di un significativo aumento delle presenze.

Se il concept non è nuovo, dovremo reinventarci per offrire ai nostri visitatori un’esperienza unica con contenuti interattivi e coinvolgenti.

Le soluzioni di videoconferenza esistenti sono state adattate e collegate software gestionali, offrendo così una piattaforma di registrazione ricca di numerose funzionalità.

A partire dal sistema di registrazione personalizzato comprendente capacità adeguate che tengono conto del ciclo più lungo dell’evento virtuale e che consentono di raccogliere tutte le informazioni riguardanti gli espositori, i relatori ma anche i partecipanti al fine di garantire a tutti un’esperienza unica.

L’evento ora necessita di un proprio sito web con un’identità visiva adattata che gli consenta di costruire il programma delle sessioni, i profili dei relatori, le mostre virtuali, la gestione dei premi e il monitoraggio degli impegni dei partecipanti.

Ma anche strumenti di front-end come portali espositori che dovranno essere arricchiti con funzionalità di fiere e stand virtuali, sessioni di webinar, contenuti video live o registrati e persino networking virtuale.

Tutti questi strumenti dovranno sfruttare la potenza della web analytics, che permette di avere statistiche molto elaborate che possono essere condivise con l’espositore, per consentire al visitatore virtuale di seguire il suo percorso e all’organizzatore di effettuare analisi post-evento.

Il dispositivo ibrido

Parliamo di “modalità ibrida” quando un evento può accogliere i visitatori in loco ma offre anche la possibilità di partecipare online.

E si ritiene che questo concetto persisterà per molto tempo, aprendo nuove strade di monetizzazione e di progettazione di eventi. (La parte sulla monetizzazione sarà trattata nel terzo articolo di questa serie).

Questi eventi ibridi creano delle sfide ma anche delle opportunità per gli organizzatori per quanto riguarda la tecnologia degli eventi.

Le sedi dovranno coprire l’esperienza fisica con studi televisivi, audiovisivi e Internet ad alta velocità, mentre gli organizzatori dovranno garantire un’esperienza di evento senza interruzioni che combini entrambi i mondi, in loco e online.

Questa crisi sanitaria segnerà per sempre i nostri stili di vita e, anche se tutti sogniamo di partecipare nuovamente fisicamente a un evento, dovremo ora rispettare diverse regole ed essere in grado di attuare misure igieniche rigorose, che vanno da dal distanziamento sociale al monitoraggio dei partecipanti in loco.

Il monitoraggio dei visitatori è ora un problema importante e gli organizzatori avranno bisogno di soluzioni per garantire questo monitoraggio e raccogliere informazioni critiche al fine di evitare situazioni rischiose.

L’accogliere nuovamente visitatori sarà condizionato dalla capacità dell’organizzatore di garantire il distanziamento sociale, e sarà fondamentale disporre di applicazioni per costruire schemi degli ambienti nel rispetto delle regole imposte.

Ma saranno necessarie anche altre applicazioni per aiutare gli organizzatori ad accogliere i visitatori, che consentiranno di gestire le operazioni di pulizia, o le procedure di controllo dei vari ambienti e persino di pianificare queste attività e ricavarne rapporti in tempo reale.

In conclusione, con questi nuovi modelli di eventi, l’intero settore si trova ad affrontare nuove sfide.

La tecnologia non è mai stata così importante quando si tratta di riunire le persone!

In queste situazioni difficili, è inevitabile fare affidamento su una tecnologia solida, con ambienti protetti, Internet veloce e dati protetti ed affidabili.

Siamo sicuri che questa crisi alla fine passerà, ma siamo anche certi che avrà un impatto duraturo sul nostro settore costringendoci a reinventarci, a ripensare i nostri modelli, il nostro modo di realizzare questi eventi …

E la tecnologia sarà lì per supportare questo rilancio!


Scritto da Naji Zenati di Ungerboeck.

Da oltre 30 anni Ungerboeck è il leader tecnologico nel settore degli eventi in termini di innovazione e supporto alle organizzazioni per il loro adattamento alle nuove tendenze.

Ecrit par Naji Zenati, Ungerboeck

Depuis plus de 30 ans, Ungerboeck est le leader technologique de la filière événementielle en matière d’innovation et d’accompagnement pour les organisations leurs adaptations aux nouvelles tendances, et cela, quelque soit le lieu ou votre entreprise se trouve dans le monde.


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