Siamo fatti così: Allestitori & co.

Riprendiamo il discorso da dove lo avevamo lasciato martedì scorso.

Terminata la fase di organizzazione, per qualsiasi manifestazione si apre lo scenario successivo, completamente differente ma altrettanto importante e necessario: quello della stesura dei progetti.

Le aree sono state vendute, gli spazi definiti… Ma chi provvederà a renderli vivi?

Il primo acchito spetta a tutta la schiera di architetti, designer, progettisti e grafici che si occupano di tradurre le esigenze di ciascun cliente in strutture concrete, che possano soddisfare ogni richiesta e magari anche stupire il visitatore. 

Da piccoli stand modulari ad interi padiglioni, questa categoria si occupa quotidianamente di sviluppare un’importante componente strategica nei piani marketing del committente, cercando sempre nuovi spunti ed idee, trovando soluzioni smart a problemi più o meno impattanti (dall’esposizione di un macchinario, alla presenza di un ingombro nell’area, alle necessità molto attuali di garantire distanziamenti senza snaturare l’immagine aziendale).

Spesso questi creativi sono inseriti all’interno di agenzie pubblicitarie e studi di comunicazione, che oltre all’attività di progettazione si occupano per il cliente degli aspetti legati al marketing e dell’impostazione della comunicazione aziendale a 360°.

Ma veniamo alla presentazione di un altro attore fondamentale, che ha nella poliedricità e nella capacità di affrontare qualsiasi tipo di sfida la sua cifra identificativa: ecco che entra in scena l’allestitore!

Che si tratti di definire progetti da zero o di ingegnerizzare quanto arriva da creativi ed agenzie, gli allestitori sono una figura indispensabile. 

Tanto flessibili al punto da prender parte a tutte le operazioni di queste fasi: progetto, scelta materiali, realizzazione dello stand, gestione delle pratiche tecniche, organizzazione logistica, montaggio. 

Dalla prima linea disegnata su un foglio alla consegna dello stand al cliente.

Ma procediamo con ordine.

Una volta definiti i progetti, ma spesso anche prima durante la fase di sviluppo lavorando in parallelo e fornendo preventivi, soluzioni, alternative e personalizzazioni di vario genere, vanno ad affiancarsi ad essi anche arredatori, tipografie e stampatori (su tutti i materiali possibili ed immaginabili), service (audio, luci, video, americane), aziende di noleggio (mobili, arredi, accessori, attrezzature da cucina, ecc.), fabbri, falegnami, colorifici, vetrai, produttori di tensostrutture, che saranno poi chiamati a fornire o realizzare in concreto ciò che progettisti ed allestitori hanno sviluppato su carta o computer.

Al termine della produzione dei materiali da capitolato – spesso preceduta dai controlli e calcoli di ingegneri e tecnici abilitati che ne verifichino la stabilità, la resistenza al fuoco e più in generale l’idoneità – le strutture vanno innanzitutto portate al quartiere fieristico, che può essere italiano, europeo, extra europeo…

Ecco che allora bisogna appoggiarsi ad una rete logistica importante, perché non tutti sono dotati di mezzi propri o magari i mezzi di proprietà non sono sempre sufficienti per il trasporto di alcuni pezzi o di tutti i bancali per una certa manifestazione: si mobilitano allora trasportatori, agenzie doganali, mulettisti ed agenzie di logistica e stoccaggio all’interno dei quartieri.

Una volta arrivati a destinazione i pezzi vanno montati, assemblati, rifiniti e consegnati.

Ed è qui che tornano prepotentemente alla ribalta allestitori e montatori.

Allestire uno stand significa assemblarlo, costruirlo, realizzarlo da cima a fondo: si parte dalla realizzazione degli impianti elettrici, idrici e di aria compressa, poi la posa del pavimento, il montaggio delle strutture – realizzate in diversi materiali e con svariate modalità di assemblaggio, l’imbiancatura delle pareti, la posa delle grafiche… 

Tutto realizzato da uomini e donne (molti molti uomini e pochissime donne) che sanno fare tutto ma vengono semplicemente chiamati montatori.

Hanno una sola pecca: in quel marasma di viti, chiodini, bulloni, cacciaviti, cavi, scatolette e cassettine manca loro sempre qualcosa…

E allora sia santificato il ferramenta! Dotato di ogni ammennicolo possibile ed immaginabile e – ad un prezzo quasi mai irrisorio – sempre pronto a fornire la soluzione perfetta.

“Bene! Quindi ora che lo stand è montato abbiamo finito, no?”

Ma neanche per sogno! 

Questo è il momento in cui ogni allestitore depone le armi ed abbandona ogni speranza di completare le attività entro poche ore: bisogna andare all’ufficio SATE (o Customer Service) per consegnare i certificati e richiedere l’attivazione degli allacciamenti. 

Il SATE solitamente è facilmente riconoscibile in ogni quartiere fieristico, non grazie a segnaletiche particolari ma a causa dell’enorme fila che si crea lì davanti: nonostante al suo interno lavorino decine di addetti, bisogna recarsi qui per le richieste più disparate la cui soddisfazione non sempre è così immediata.

Allacciamenti di quadri elettrici, collegamenti carico/scarico dell’acqua, dell’aria compressa, delle reti internet, posizionamento in quota di strutture, squadre di pulizia: tutto è coordinato da questi uffici ed in tempi ristrettissimi, inimmaginabili per chi non ha mai vissuto l’ebbrezza del montaggio di una fiera. 

Dopo frenetici giorni di montaggio, imprevisti, orari improbabili, ore di attesa agli uffici, chilometri e chilometri percorsi tra i vari padiglioni della fiera, giunge finalmente il momento di consegnare lo stand finito al cliente.

Chi ha detto finito? Fino all’apertura della fiera c’è sempre tempo per soddisfare le ultime richieste, mettere a punto gli ultimi dettagli, testare che tutto sia perfetto.

Ma possiamo dire che a questo punto la fiera è pronta per essere inaugurata.

Allora vi lasciamo in sospeso su tutto quanto verrà dopo, dandovi appuntamento all’ultimo atto di questa FairlyWeek.

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Jessica Guarnaschelli | jessica@fairlyfair.it

Giuseppe D’Angelo | giuseppe@fairlyfair.it

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