Eventi digitali & piattaforme (Parte 1)

Piattaforma in licenza o piattaforma proprietaria?

C’era una volta.

Ci fu un tempo in cui organizzavamo eventi fisici. Senza bisogno di connotarli con tale attributo, “fisico”, perché le nostre fiere non potevano essere altro. C

erto gli eventi digitali c’erano già, tutto il mondo della convegnistica e della formazione utilizzava da tempo modelli di business e approcci “on line”, e molti di noi organizzatori avevano già avviato una profonda digitalizzazione dei propri prodotti, ma nulla di paragonabile ad una fiera da trasmigrare on line.

Per non parlare di una fiera “pensata” totalmente on line.

Poi, nel corso del 2020, il tema del digitale è entrato prepotentemente nella nostra vita e nei nostri business model, e ci siamo ritrovati tutti ad investire tempo e risorse nel digitale convertendo on line una semplice riunione con clienti, una conferenza stampa, un forum, fino a realizzare fiere virtuali.

E così arriviamo al mantra che assilla molti di noi: la piattaforma.

Sì perché per fare un qualsiasi evento digitale ci vuole una piattaforma.

Devo organizzare una fiera o un forum virtuale / ibrido ….  mi si apre un mondo: quale piattaforma uso per quale evento?

E per le manifestazioni più propriamente fieristiche, come mi oriento? Ne prendo una di mercato o meglio lo sviluppo in house?

Le menti degli organizzatori si stanno arrovellando intorno a questi temi, per nulla facili.

Proviamo a trarre qualche spunto dall’esperienza di questi mesi.

Le piattaforme complete e strutturate per eventi fieristici e convegnistici sul mercato non sono molte, e sono soprattutto straniere.

Erano per lo più già presenti come strumenti per la gestione dell’evento o della parte di networking dell’evento anche prima del Covid, ma sull’onda del forte aumento della richiesta, hanno sviluppato moltissime nuove features.

Varie piattaforme sono poi nate ex novo di recente per gestire specifiche funzionalità delle fiere virtuali ed ibride, o per eventi convegnistici.

Luci ed ombre.

I vantaggi di utilizzare una piattaforma di mercato, al di là delle singole funzionalità, sono l’immediata disponibilità, il continuo aggiornamento con nuove release che traggono il meglio dalla somma dell’esperienza maturata da queste piattaforme con vari organizzatori, l’expertise dei proprietari della piattaforma la cui assistenza (lo vedrete se ne utilizzerete mai una!) è fondamentale per trarre la maggiore efficacia dall’evento anche in termini di monetizzazione.

Le piattaforme sono inoltre utilissime per la funzione di networking e gestione della community, qualcosa che i vari business matching digitali che più o meno tutte le fiere offrono, hanno sempre faticato ad ottenere in modo davvero efficace e con UX convincenti.

Tuttavia, il prodotto di mercato è per ovvi motivi standard, certo con alcune personalizzazioni possibili e, a seconda delle piattaforme, più o meno ampia flessibilità, ma resta comunque un prodotto standard che potrebbe farvi rinunciare ad alcune verticalità o specializzazioni magari esclusive del vostro salone, non replicabili, oltre a legarvi saldamente al fornitore.

Inoltre, se la vostra fiera ha una storia di qualche anno alle spalle, dovrete “rinunciare al passato” perché difficilmente potrete portare tutto su piattaforma o in ogni caso dovrete adattarvi alle funzionalità presenti.

Tornare indietro, poi, non sarà una via così facilmente percorribile perché avrete ormai dati e clienti sulla piattaforma e pensare a percorsi alternativi costerà tempo e denaro.

Lo stesso dicasi per quelle piattaforme che sviluppano funzioni di networking tra clienti di una stessa industry e che sono quindi attrattive al di là del vostro evento, poiché aprono ad un mondo di relazioni e di scambi totalmente digitali che garantiranno continuità di business tutti i giorni dell’anno.

Il prezzo potrebbe essere, che la continuità di business sia possibile a prescindere dalla vostra fiera…

Sviluppare una piattaforma proprietaria offre viceversa la garanzia di un prodotto completamente customizzato sulla vostra fiera, indipendente e sviluppato per i vostri clienti espositori e visitatori, con servizi esclusivi. Puo’ costituire una vera e propria linea di business se poi, oltre ad organizzare tramite la piattaforma il vostro evento on line o ibrido, la farete vivere tutto l’anno e costruirete un modello di business di servizi integrati off-on line.

Tuttavia, difficilmente i tempi di sviluppo possono competere con le piattaforme di mercato, tantomeno gli aggiornamenti ed implementazioni che si rendono necessari in un mondo digitale che è in continuo movimento.

Potreste trovarvi a rincorrere gli altri…

Quindi che fare?

Definire strategie e obiettivi dello sviluppo del vostro business on line puo’ essere un buon punto di partenza.

Puo’ aiutare domandarsi, ad esempio, se la transizione al virtuale sia solo temporanea, per eventi o obiettivi specifici, necessaria per una risposta che non puo’ che essere immediata per i clienti che non possono raggiungere le sedi fieristiche o se, viceversa, sia parte di un percorso che porta a nuovi revenue stream, con nuovi ed innovativi servizi.

O ancora, quali sono le funzioni che si vogliono rendere virtuali e con che risultati attesi? Incrementare la community? Generare lead? Alimentare contenuti? Organizzare eventi ibridi? Garantire una business continuity?

In definitiva, il vecchio mantra “porsi degli obiettivi chiari e pianificare” resta sempre la chiave anche in questa nuova era digitale dell’organizzatore!